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Adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19




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Numéro : JORF Ordonnance 2020-321

Publié le : 26 Mars 2020


Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19

La présente ordonnance adapte les règles de convocation, d'information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé afin de leur permettre de continuer d'exercer leurs missions malgré les mesures prises pour limiter la propagation du covid-19 et ainsi d'assurer la continuité du fonctionnement de ces groupements.
En vertu du I de cet article, ces mesures peuvent entrer en vigueur, si nécessaire, à compter du 12 mars 2020.
Pour satisfaire l'objectif de continuité et de sécurité juridique du fonctionnement des groupements de droit privé dans leur diversité et leur variété, ces mesures ont un champ d'application personnel vaste. Celui-ci, défini à l'article 1er de l'ordonnance, couvre l'ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé. L'article 1er de l'ordonnance donne une liste non limitative de ces personnes et entités, comprenant notamment les sociétés civiles et commerciales, y compris les sociétés en participation, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les groupements d'intérêt économique et les groupements européens d'intérêt économique, les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d'assurance mutuelle et sociétés de groupe d'assurance mutuelle, les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, les fonds de dotation et les fonds de pérennité, les associations et les fondations.
A la diversité et la variété des groupements de droit privé, répond une diversité d'organes et une variété de règles y applicables. Ces mesures couvrent donc l'ensemble des assemblées - telles que, par exemple, les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, les assemblées des masses - et l'ensemble des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction - tels que, par exemple, les conseils d'administration, conseils de surveillances et directoires.
Au-delà de leur diversité et de leur variété, les différents organes de ces différents groupements sont confrontés aux mêmes difficultés dans le contexte actuel, à savoir la difficulté - si ce n'est l'impossibilité - de se réunir en raison des mesures prises pour lutter contre la propagation du covid-19. Ce problème unique appelant une réponse unitaire, les dispositions de l'ordonnance embrassent l'ensemble des groupements et de leurs organes, en distinguant les assemblées d'une part, qui font l'objet du titre II de l'ordonnance, et les organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction d'autre part, qui font l'objet du titre III de l'ordonnance.
Le titre II, consacré aux assemblées, est divisé en deux chapitres.
Le chapitre Ier du titre II de l'ordonnance comporte deux articles qui adaptent les règles de convocation et d'information des assemblées.
L'article 2 prévoit que dans les sociétés cotées, dont les assemblées peuvent comporter un nombre significatif de membres, certains membres devant être convoqués par voie postale, aucune nullité des assemblées n'est encourue lorsqu'une convocation devant être réalisée par voie postale n'a pu l'être en raison de circonstances extérieures à la société. Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l'hypothèse dans laquelle les sociétés mentionnées audit article - ou leurs prestataires - ont été empêchées d'accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l'épidémie de covid-19.
L'article 3 étend et facilite l'exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières. Sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.
Le chapitre II du titre II comporte trois articles qui adaptent les règles de participation et de délibération des assemblées.
L'article 4 autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres - et les autres personnes ayant le droit d'y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel - n'assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
Dans le contexte des restrictions aux déplacements et rassemblements mises en œuvre pour répondre à la crise sanitaire actuelle, cette mesure est nécessaire pour permettre aux assemblées de statuer sur les décisions relevant de leur compétence, dont certaines sont essentielles au fonctionnement des groupements, et dont l'ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur le financement de ces groupements, leurs membres et, dans le cas des sociétés cotées, les marchés financiers.
L'application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l'assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l'avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.
La décision de faire application de cette mesure incombe à l'organe compétent pour convoquer l'assemblée, qui peut déléguer sa compétence à cet effet au représentant légal du groupement.
Cette mesure emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d'assister aux séances ainsi qu'aux autres droits dont l'exercice suppose d'assister à la séance (tels que, par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions). Elle est sans effet sur les autres droits des membres (tels que, par exemple, le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l'inscription de points ou de projets à l'ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions). S'il est décidé d'en faire application, les membres participent et votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l'ordonnance (telles que, par exemple, l'envoi d'un pouvoir, le vote à distance ou, si l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication). Les membres de l'assemblée et les autres personnes ayant le droit d'y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective (tel que l'avis de réunion ou les autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l'heure de l'assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d'y assister (dans ce type de société, cette information peut notamment s'inspirer du contenu de l'avis de réunion).
Afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos en application des dispositions de l'article 4, l'article 5 étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n'est pas déjà prévu par la loi, en l'autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions (en particulier la condition tenant à l'existence d'une clause à cet effet dans les statuts ou le contrat d'émission) et toute autre clause contraire des statuts ou du contrat d'émission, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l'intégrité et la qualité des débats. La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire. Cette mesure concerne l'ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes. Ainsi, à condition de disposer des moyens techniques adéquats et notamment d'assurer l'identification des actionnaires ou associés, les groupements pourront tenir leur assemblée par visioconférence ou moyens de télécommunication. Il s'agit toutefois d'une faculté pour les groupements, qu'ils ne peuvent de surcroît mettre en œuvre que s'ils disposent des moyens techniques adéquats. Cette faculté peut le cas échéant être mise en œuvre lorsque le nombre d'actionnaires ou d'associés est restreint, ce qui facilite leur identification.
Par ailleurs, l'article 6 assouplit aux mêmes fins le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer. Cette mesure concerne l'ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.
Enfin, l'article 7 aménage exceptionnellement les formalités de convocation des assemblées dont le lieu et les modes de participations seront modifiés par suite de l'application des dispositions des articles 4, 5 et 6 de l'ordonnance ; cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d'entrée en vigueur de l'ordonnance en vue d'une assemblée appelée à se tenir après cette date. Dans ce cas, si l'organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l'un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d'assurer l'information effective des membres dans les autres sociétés ; les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n'ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l'être.
Le titre III est consacré aux organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction.
L'article 8 étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l'ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l'arrêté ou à l'examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ces moyens. Afin de garantir l'intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l'identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. A cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
L'article 9 étend et assouplit le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l'ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l'arrêté ou à l'examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ce mode de délibération. La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.
Le titre IV enfin, est consacré aux dispositions finales.
L'article 10 prévoit qu'un décret précise, en tant que de besoin, les conditions d'application de la présente ordonnance, ce décret prenant effet dans les conditions prévues à l'article 11.
L'ensemble des dispositions de l'ordonnance revêtent un caractère exceptionnel et temporaire. Compte tenu de la nécessité, d'une part, de sécuriser les réunions des assemblées et des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction qui auront pu se tenir dans un contexte marqué par une forte incertitude et une évolution rapide des mesures de police sanitaire avant l'entrée en vigueur de l'ordonnance, et, d'autre part, de permettre aux groupements de continuer de fonctionner dans des conditions de sécurité juridique et de prévisibilité satisfaisantes à compter de l'entrée en vigueur l'ordonnance, l'article 11 prévoit que l'ordonnance est applicable rétroactivement à compter du 12 mars - comme le permet la loi d'habilitation -, et jusqu'au 31 juillet 2020 - correspondant au terme de la première partie de la saison 2020 des assemblées, en particulier des assemblées générales -, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret en Conseil d'Etat, qui ne pourra toutefois être étendu après le 30 novembre 2020. Il convient toutefois de souligner que le caractère facultatif des différentes mesures doit inciter les groupements à organiser une sortie progressive du dispositif d'exception résultant de l'ordonnance, dès lors que son application ne paraîtra plus nécessaire au regard des circonstances propres à chaque groupement.
Enfin, l'article 12 étend l'application de l'ordonnance aux îles Wallis et Futuna.


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